Werk efficiënter (en goedkoper) met uw accountant!

Als ondernemer of bestuurder heeft u te maken met een accountant waarmee u zo efficiënt mogelijk mee wilt samenwerken. Niet alleen bespaart u hiermee tijd en ruis in de communicatie, maar verdient dit zich terug in lagere kosten en tevreden medewerkers. In dit artikel geven wij u tien tips om efficiënt samen te werken met uw accountant.

1. Maak afspraken. Dit ligt natuurlijk voor de hand, en vaak heeft u een opdrachtbevestiging getekend of een offerte geaccepteerd en lijkt u dat toereikend. In de praktijk is dit het startpunt om nadere afspraken te maken. Onderdeel van deze afspraken zijn het benoemen van het volgende:
   1. Wie is het aanspreekpunt van u en de accountant ? Zorg dat er één persoon is die de afspraken maakt, vastlegt en bewaakt. Deze is dan ook verantwoordelijk voor het tijdig informeren over problemen over het behalen van de afspraken, en voorkomt dat u afspraken maakt waarvoor geen verantwoordelijkheid wordt genomen. Het is daarbij handig om de afspraken vast te leggen en te bewaken in een gedeeld document.
   2. Hoe worden documenten uitgewisseld? Bij het samenwerken met uw accountant zullen van tijd documenten moeten worden uitgewisseld. Hierbij is het van belang dat afspraken worden gemaakt over het beheer en uitwisselen van bestanden. De meest eenvoudige manier is om het heen en weer versturen van bestanden via email of Whatsapp. Dit heeft echter het risico van datalekken, waardoor melding aan de FG en AP mogelijk noodzakelijk is. Een betere manier is het gebruik maken van een gedeelde netwerkschijf of een beveiligde omgeving zoals SharePoint of een andere applicatie. Ook hierbij is het goed om nadere afspraken te maken over hoe bestanden worden gedeeld, wie toegang hebben, en wat er gebeurt als de werkzaamheden zijn beëindigd. Verder is het van belang dat er conventies worden afgesproken over de naamgeving van bestande zoals de initialen van de opsteller, de datum en de versie (concept of definitief). Een voorbeeld is ‘JaarrekeningPPAV01’ voor de eerste versie opgesteld door persoon 1 en ‘JaarrekeningMVDV02’ voor een tweede versie. Via een mappenstructuur (oud en nieuw) kan voorkomen worden dat de laatste versie niet meer duidelijk herkenbaar is, door voorgaande versies in de map ‘oud’ te plaatsen.
2. Vraag regelmatig om een voortgangsoverzicht van uw accountant. Niet is zo vervelend als onaangename verassingen achteraf. Daarom is het handig om afspraken te maken over de voortgangsrapportage. U kunt vragen over knelpunten t.a.v. de aanlevering, de voortgang en de afspraken t.a.v. het budget. Vraag daarbij expliciet of de afspraken over deadlines en budget nog haalbaar zijn, of dat er mogelijke tegenvallers zijn.
3. Bij verandering van teamleden van de accountant kan het gebeuren dat deze nog niet de benodigde kennis en ervaring hebben. Maak daarom afspraken met uw accountant over het begeleiden en het uitleggen van procedures en systemen en of en hoe deze in rekening worden gebracht.
4. Veranderingen in de controleaanpak of controlewerkzaamheden. Tijdens de uitvoering kan de accountant besluiten om de controleaanpak te veranderen dan eerder met u afgestemd of andere controlewerkzaamheden uit te voeren t.o.v. voorgaande jaren. Als dit aan de orde is, dan is het belangrijk om te vragen of dit invloed heeft op de afspraken (deadlines) en het overeengekomen budget. Zonder duidelijke toelichting of motivatie ligt het voor de hand dat dit geen invloed hoeft te hebben op de gemaakte afspraken.
5. Externe omstandigheden. Er zijn diverse onverwachte, externe invloeden mogelijk. Dit kan variëren van stroomuitval, (tijdelijke) uitval van werknemers of teamleden, ICT-problemen en nieuwe wet- en regelgeving. Het is niet mogelijk om op alle mogelijke invloeden te anticiperen. Vaak wordt overmacht benoemd in de overeengekomen algemene voorwaarden. Indien een dergelijk onverwacht voorval zich voordoet is het van belang voor beide partijen, om elkaar te informeren en de implicaties voor de voortgang, tijd, deadlines en het budget af te stemmen. Ook alternatieven kunnen worden besproken zoals een latere oplevering of de vervanging van medewerkers.
6. Efficiencyverbeteringen. Voorafgaand en tijdens de uitvering van de controlewerkzaamheden is het van belang om tijdig mogelijkheden van verdere proces- en efficiencyverbeteringen te bespreken en af te stemmen. Door dit reeds gedurende de uitvoering te doen  kunnen direct efficiencyverbeteringen worden behaald en hoeft niet tot een volgend jaar te worden gewacht. Hierbij kan gedacht worden aan ICT-oplossingen die routinematige handelingen kunnen overnemen, zoals versiebeheer en het collationeren.
7. Evaluatie. Een belangrijk punt voor efficiencyverbetering is het evalueren van het controleproces. Punten die kunnen leiden tot efficiencyverbeteringen zijn het niet jaarlijks herhalen van controlewerkzaamheden, maar bijvoorbeeld op een roulatiebasis en het combineren en afstemmen van interne controlewerkzaamheden met de werkzaamheden van de accountant, middels afspraken over de deelwaarnemingen, werkzaamheden en de vastleggingen. De accountant zou dan gebruik kunnen maken van de intern verrichte werkzaamheden.
8. Invloed van wijzigingen in systemen en processen.  Ook gedurende de controle kunnen er wijzigingen plaatsvinden in systemen en processen die van belang zijn voor de controle door de accountant, of daarop invloed hebben. Door afspraken te maken met de leveranciers en de wijzigingen af te stemmen met de accountant kan geanticipeerd worden op de voortgang van de controle en mogelijke onderbrekingen.
9. Voorbereidende werkzaamheden. De accountant zal voorafgaand aan de controle verzoeken om de aan te leveren stukken, zoals specificaties en aansluitingen. Dit staat ook bekend als de LOTS-lijst (Lijst Op Te leveren Stukken) of de PBC-list (Prepared by Client). Hierbij is het van belang om af te spreken hoe de gegevens worden uitgewisseld, in welke vorm (bestandstype) en of volstaan kan worden met reeds eerder aangeleverde documenten die niet gewijzigd zijn, zoals contracten, overeenkomsten en procesbeschrijvingen.
10. Gezamenlijke werkzaamheden en vastleggingen. Door afspraken te maken van het uitvoeren van gedeeltelijke gezamenlijke werkzaamheden kunnen efficiencyverbeteringen worden bereikt, en kunnen zo de controlekosten terug worden betaald. Hiertoe dienen afspraken te worden gemaakt over de planning, uitvoering en vastlegging. Dit zullen veelal routinematige werkzaamheden zijn welke makkelijk reproduceerbaar zijn. Gedacht kan worden aan personeelskosten (controle indienst- en uitdiensttredingen), externe kosten (inkopen, betalingen) en afschrijvingen en investeringen.