De administratie en de jaarrekening van een vereniging of een stichting
Inleiding
Als u betrokken bent bij de administratie van een vereniging of een stichting heeft u te maken met afwijkende voorschriften voor de administratie en de jaarrekening. Enkele tips kunnen u helpen om de administratie goed in te richten en de jaarrekening op te stellen.
Administratie
De administratie moet ingericht zijn op uw administratieve verplichtingen. Doorgaans is een vereniging of een stichting vrijgesteld van omzetbelasting. Desalniettemin is het aan te raden in uw administratie hierbij rekening te houden, om voorbereid te zijn voor de toekomst. Of u daadwerkelijk vrijgesteld bent van omzetbelasting is het raadzaam tijdig contact te zoeken met uw accountant of de Belastingdienst en om een bevestiging te vragen.
Bijzondere geldstromen dienen bij een vereniging of een stichting te worden vastgelegd, zoals contributies, donaties, giften, subsidies en legaten. Het is van belang dat u hier zorgdraagt voor een administratie die inzicht geeft in de onderscheiden geldstromen in de staat van baten en lasten en de balans. Tevens dient er een subadministratie beschikbaar zijn om de registratie van de verplichtingen en de rechten te kunnen controleren. Dit betreft zowel de geldstromen als ook bijvoorbeeld de activa, zoals inventarissen die me subsidie zijn verkregen of zijn geschonken.
Jaarrekening
Voor een jaarrekening van een vereniging of een stichting zijn er specifieke richtlijnen opgesteld door de Raad voor de Jaarverslaggeving. Het is van belang dat u de juiste richtlijnen volgt om het juiste inzicht te verschaffen aan uw gebruikers, te weten:
- RJ 640 Organisaties zonder winststreven
- RJ 650 Fondsenwervende instellingen
- RJ 655 Zorgaanbieders, jeugdhulpaanbieder en gecertificeerde instellingen
Hierbij dient overigens ook het bestuursverslag opgesteld volgens de richtlijnen.
Belangrijke specifieke punten zijn:
- Het opnemen van reserves, voorzieningen en fondsen.
- Het opnemen van begrotingscijfers
- Het opnemen van de overheadkosten
Het is van belang dat u tijdig overlegt met uw accountant om zo te kunnen voldoen aan de specifieke eisen die voor uw vereniging of stichting gelden,
Overige
Indien u het CBF-keur wilt verkrijgen is het verplicht dat u voldoet aan de eisen van RJ 650 bij het opmaken van uw jaarrekening en bestuursverslag. Indien u te maken heeft met belangrijke subsidiestromen is het raadzaam om met uw accountant te overleggen om zo te kunnen voldoen aan de verantwoordingseisen van de subsidiegever en te voorkomen dat er inefficiënties ontstaan in de diverse verantwoordingen, waardoor doublures in accountantswerkzaamheden kunnen ontstaan.